Tout savoir sur la Décision Unilatérale de l'Employeur (DUE)
Moyen le plus utilisé par les employeurs pour instaurer un contrat collectif obligatoire ou non (suivant les garanties souscrites et les obligations légales, conventionnelles ou accord de branches), n’est pas sans risque. Nous allons voir ce qu’est une Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE), quand et comment elle est utilisée, les précautions à prendre lors de sa rédaction et les risques encourus.
DUE, qu'est ce qui se cache derrière ce sigle ?
Excepté dans le cas d’une convention collective ou d’un accord de branche, l’entreprise qui veut mettre en place des garanties collectives a le choix de procéder :
- soit suite à un accord collectif : le contrat de prévoyance sera mis en place à la suite de négociations avec les organisations syndicales,
- soit suite à un référendum : les salariés seront alors appelés à choisir l’organisme éditant le contrat et le niveau de garanties en votant
- soit en instaurant une Décision Unilatérale de l’entreprise (« DUE ») : dans ce cas, c’est l’employeur qui choisit de seul le niveau des garanties et l’organisme assureur dont vont bénéficier les salariés, d’où son nom !
Dans quels cas les entreprises ont recours à la DUE ?
En cas de mutuelle collective
La couverture complémentaire santé, généralisée à tous les salariés, depuis le 1ᵉʳ janvier 2016 par la loi ANI (accord national interprofessionnel), impose à toutes les entreprises de proposer à leurs employés une mutuelle collective. Elle doit respecter les règles énoncées dans le texte, à savoir :
- Un financement par l’entreprise d’au moins la moitié du montant des cotisations
- Le respect du niveau minimal de garanties exigé par la loi
- La conformité aux critères fixés par le décret n°2014-1374 du 19 novembre 2014, qui définit le contrat responsable.
En cas de prévoyance collective
Pour le collège cadre, depuis une loi de 1947, toute entreprise doit obligatoirement garantir ses cadres contre le risque de décès via une prévoyance spécifique en s’acquittant d’une cotisation patronale de 1,50 %.
Par contre, pour le collège non cadre, nombreuses sont les entreprises qui n’ont aucune obligation imposée par une convention collective nationale ou un accord de branche dont elles dépendent.
Lorsque cela ne lui est pas imposé, l’employeur est donc totalement libre de mettre en place ou non une prévoyance complémentaire, destinée à compléter les prestations insuffisantes de la Sécurité Sociale en cas de décès, d’invalidité ou d’arrêt de travail de ses salariés.
En cas de retraite collective supplémentaire
Retraite collective supplémentaire obligatoire ou non :
L’employeur peut utiliser la DUE s’il doit ou veut instaurer une retraite supplémentaire.
Dans tous les cas, les dispositions de la DUE n’engagent que l’employeur. Il n’existe aucune obligation à la charge des salariés. Les dispositions de la DUE ne peuvent pas être moins favorables au salarié que les lois, conventions ou accords de branche et contrat de travail.
Attention à la rédaction !
Informations à indiquer dans une DUE :
Les bénéficiaires des prestations
Il s’agit d’une partie (un collège) ou de l’ensemble des salariés. Les garanties souscrites peuvent être différentes, selon leur catégorie, à condition que la sélection des effectifs concernés se base sur des critères objectifs (statut ou nature des risques liés à leur activité), définis par l’article R242-1-1 du Code de la sécurité sociale.
Chaque catégorie requiert la rédaction d’une DUE spécifique.
Les cas de dispenses :
L’adhésion doit être obligatoire pour tous les salariés ou fonction de leur collège. Ce principe n’interdit pas la possibilité d’introduire quelques cas de dispenses d’affiliation. Une dispense s’entend d’une faculté laissée à certains salariés, en principe couverts par le régime, de ne pas y adhérer. Il ne s’agit pas d’exclure d’office certaines catégories de salariés :
- le régime peut ne prévoir aucune dispense ou instaurer des dispenses plus restrictives ;
- les facultés de dispense d’affiliation retenues par le régime doivent être explicitement prévues par l’acte qui régit les garanties (initiales ou avenantes), dans notre cas la DUE
La seule exception en matière de mutuelle collective, de prévoyance collective et de retraite collective supplémentaire est la dispense pour les salariés présents dans l’entreprise lors de la mise en place d’un régime, par décision unilatérale et comprenant une cotisation salariale.
Autrement dit, aucun salarié employé dans une entreprise avant la mise en place d’un régime de prévoyance (ou de complémentaire santé) par décision unilatérale de l’employeur ne peut être contraint de cotiser contre son gré à ce système.
S’il n’y a pas de cotisations salariales, tous les salariés concernés seront affiliés à la nouvelle couverture.
S’il y a une cotisation salariale, la couverture sera facultative pour les salariés concernés.
En revanche, l’affiliation sera obligatoire concernant les salariés embauchés après la mise en place de la couverture, puisque celle-ci fait partie de leurs conditions d’embauche.
Dans tous les autres cas, la dispense doit être prévue par l’acte fondateur du régime (décision unilatérale, référendum, accord ou convention collective selon les cas). Il peut s’agir de l’acte initial ou d’un avenant à l’acte initial.
L’employeur doit pouvoir justifier que la demande explicite de dispense émane du salarié.
Celle-ci traduit un consentement libre et éclairé, faisant référence en particulier à la nature des garanties auxquelles le salarié renonce. Il revient à l’employeur de fournir la preuve de la dispense, un écrit émanant du salarié est donc indispensable. Dans le cas de la mutuelle, cet écrit doit être demandé de nouveau tous les ans.
La demande de dispense du salarié doit comporter la mention selon laquelle l’intéressé a été préalablement informé par l’employeur des conséquences de son choix.
La répartition des cotisations payées par le salarié et l’employeur
La DUE doit clairement préciser le taux de prise en charge de l’échéance mensuelle du contrat par l’entreprise et celle qui incombe au salarié, le cas échéant. Elle doit également expliquer les conditions d’augmentation des tarifs.
La date d’effet des contrats et la durée de validité
Le document doit indiquer la date à laquelle la mise en place où la modification du contrat prendra effet, ainsi que sa durée de validité. Cette durée peut tout à fait être indéterminée.
Les possibilités de révision ou de dénonciation du contrat
L’employeur doit rappeler les modalités de révision, de renouvellement (souvent par tacite reconduction) ou de résiliation du contrat en question.
Les conditions de portabilité des garanties
Il est enfin conseillé de relayer les conditions de portabilité de garanties du contrat souscrit. En plus, dans le cas précis de la santé collective, la DUE impliquant la mise en place d’une mutuelle collective doit aussi comporter :
La situation des ayants droit
Le document doit préciser si la couverture concerne le conjoint, le concubin, le partenaire lié par un PACS, ou encore les enfants des salariés de l’entreprise. Certains employeurs octroient à leurs salariés la possibilité d’étendre les garanties à toute la famille. Les entreprises ne sont néanmoins pas obligées de participer au financement des cotisations correspondantes aux ayants droits.
Les niveaux de garanties et taux de remboursement
Le document doit également préciser l’assurance santé souscrite et les niveaux de remboursement de la couverture santé. Il doit donc contenir le détail des risques couverts par le contrat et les conditions d’application des garanties. Il s’agit notamment de prévenir d’un éventuel délai de carence. Il est conseillé de ne pas intégrer le tableau de garanties, mais plutôt d’y faire référence, de façon à ne pas devoir faire une mise à jour régulière.
Le montant des cotisations payées par le salarié et l’employeur
La DUE doit clairement préciser le taux de prise en charge de l’échéance mensuelle du contrat par l’entreprise (au minimum égale à 50 % de la cotisation totale due à la mutuelle), et celle qui incombe au salarié. Elle doit également expliquer les conditions d’augmentation des tarifs. Les montants sont exprimés en pourcentage du PMSS (Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale), lequel évolue normalement tous les ans avec l’inflation. A titre d’exemple, le PMSS était de 3428 euros depuis le 01/01/2020 et a été rehaussé à 3666 euros, depuis le 01/01/2023.
Les conditions de portabilité de la mutuelle
Il est enfin conseillé de relayer les conditions de portabilité de l’assurance santé. Elles seront très utiles aux salariés licenciés (hormis pour faute lourde), qui ont pris leur retraite ou qui ont signé une rupture conventionnelle. À noter que pour les salariés licenciés ou en rupture conventionnelle, la portabilité est effective pendant la durée d’indemnisation par le Pôle Emploi, sur justificatifs, dans une limite de douze mois maximum ou équivalente à la durée du contrat de travail s’il était inférieur à 12 mois. Les retraités, qui peuvent demander la portabilité du contrat durant une certaine durée après leur départ, payent quant à eux l’intégralité des cotisations, mais continuent à bénéficier des mêmes garanties qui du coup ne sont pas toujours adaptées à leurs besoins de seniors.
Obligation d'information
Quel que soit le contrat collectif mis en place par décision unilatérale, l’employeur doit pouvoir :
- produire une copie de l’écrit remis aux salariés et entérinant la décision unilatérale ;
- justifier de la remise de cet écrit aux salariés par une liste d’émargement signée par chaque salarié ou un récépissé portant la signature de chaque employé
À défaut de pouvoir justifier qu’elle ait bien procédé dans les règles, l’entreprise pourra par exemple perdre le bénéfice de l’exonération des cotisations sociales sur les sommes versées pour le compte de ses salariés (c’est-à-dire sur les cotisations patronales acquittées).
Comment modifier une Décision Unilatéral de l'Employeur ?
Recourir à la dénonciation
Lorsque le régime de mutuelle, prévoyance ou retraite a été mis en place par décision unilatérale de l’employeur, il peut être modifié par de nouvelles dispositions de la convention ou d’un accord collectif ou par un référendum ou par une nouvelle décision unilatérale.
Dans le cas d’une nouvelle décision unilatérale, seul l’employeur peut décider de mettre fin à son engagement. Il ne pourra cependant dénoncer qu’un engagement unilatéral à durée indéterminée.
La dénonciation n’a pas à être motivée, mais elle suppose, comme dans les autres cas d’ailleurs, le respect d’un préavis suffisant, dans l’usage souvent 3 mois, d’une information des représentants du personnel, et d’une information individuelle des salariés.
S’agissant du Comité d’Entreprise, l’information concernant la dénonciation doit être donnée en réunion du CE après inscription à l’ordre du jour. La dénonciation est considérée comme irrégulière si l’information n’a été diffusée aux représentants du personnel uniquement par lettres individuelles.
Il est impératif d’informer de la dénonciation de l’engagement chaque salarié, bénéficiant ou non de l’engagement unilatéral, au jour de la dénonciation, par courrier individuel. L’information par voie d’affichage n’est pas suffisante.
La DUE n’est donc pas seulement obligatoire lors de la souscription d’un contrat d’assurance santé collective, mais aussi lors de toute modification résultant d’une décision unilatérale de l’employeur.
Une fois effective, la dénonciation de l’engagement unilatéral de l’employeur entraîne la disparition définitive des avantages qui en résultent. À défaut de dénonciation régulière, celle-ci sera inopposable au salarié.
Quels risques en cas d'oubli ?
En cas d’oublie de rédaction d’une DUE ou encore d’oubli d’informations, de modification des conditions d’une DUE existante (même si plus favorables aux salariés)
Des sanctions financières auprès des URSSAF correspondantes aux exonérations de charges sociales qui ont été accordées sur la part patronale des cotisations du fait de la mise en place du régime. Ce qui en fonction du nombre de salariés peut représenter des sommes importantes. Cette sanction pécuniaire peut mettre l’entreprise en difficulté.
La DUE est un engagement unilatéral qui est d’application obligatoire. S’il ne le fait pas, les salariés peuvent saisir le Conseil des Prud’hommes pour contraindre l’employeur à respecter son engagement.
En conclusion, la rédaction d’une Décision Unilatérale de l’Employeur n’est pas un acte anodin pour l’entreprise.
Tu l’auras compris, il est indispensable de se faire aider par un professionnel afin de limiter les risques d’erreur et de sanctions.
Se faire accompagner par un expert-comptable, un juriste ou un avocat spécialisé dans le droit du travail paraît plus prudent que de se limiter à prendre des modèles de DUE sur internet, dont il apparaît difficile de vérifier la pertinence du contenu quand ce n’est pas notre métier.
